Veri Yönetişiminin (Data Governance) temelini politikalar, standartlar ve prosedürler oluşturur. Bu yazıda bir politika dökümanının nasıl hazırlanması gerektiği ile ilgili bilgiler vereceğim.

Öncelikle dökümana “Özet (Executive Summary)” kısmı ile başlanmalıdır. Bu kısımda kabaca dökümanın ne amaçla yazıldığına ve içeriklerine değinilir. Dökümanın “Kapsam (Scope)” kısmı özet kısmının alt başlıklarındandır. Kapsamkısmında dökümanın hangi kapsam içerisinde ele alındığı, hangi süreçlerin tanımlandığı ya da tanımlanacağı belirtilir. Özet kısmının diğer bir konusu da “Tanım (Definition)” kısmıdır. Tanım kısmında döküman içerisinde bulunan önemli ve ya karışıklığa neden olabilecek terimlerin tanımlamaları yapılır. Amacı ise karışıklığa sebep olup politika üzerinde çeşitli açıklar yaratabilecek kavramların belirlenmesidir.

Politikalar NEDEN (Why) sorusunu, Standartlar NE (What) sorusunu, Prosedürler ise NASIL (How) sorusunu cevaplandırır. Politikalar kısa ve net, yani genelde bir cümle olur, standartlar ile biras genişletilir, prosedürler ile de genişletilen standartlar nasıl uygulanacağını anlatarak detaylandırılır.

Politika dökümanı, Politikalar, Standartlarları ve Prosedürleri içerebilir. Genel olarak döküman prosedürler ile detaylandırılabilir fakat bu detaylandırmalar yönetilebilecek seviyede olmalıdır. Çok fazla bilginin çokça detaylı bir şekilde politika dökümanı içerisinde olması önerilen bir dürüm değildir. Bunun yerine prosedürler ayrı bir döküman olarak hazırlanıp, politika dökümanı içerisinde “Detaylı bilgi için … dökümanını inceleyebilirsiniz” şeklinde bir cümle ile belirtilebilir. Var olan veya oluşturulan iş akışları politika dökümanında olmamalıdır. Aynı şekilde politika dökümanı içerisinde bir iş akışının varlığı ve ilgilenenler için bu iş akışının incelenmesibelirtilebilir.

Politika dökümanlarında en önemli konulardan biri de “İstisnalar (exception)” dır. Politika dökümanı içerinde herhangi bir istisna tanımlamak politikanın işleyişini bozacağı gibi politikanın yürürlüğünü sona erdirecektir.Çünkü istisnalar genellikle özel durumlar için tanımlanmış kısa yolları içerir. Bu kısa yolların kullanımı zamanla asıl politikanın ön gördüğü yolun kullanılmamasına sebep olacaktır. Örneğin : Politikamız, ” 1 nolu binaya girişler ön kapıdan yapılacaktır.” şeklinde olsun. Bu politikaya bir istista olarak, “Özel durumlarda arka kapı kullanılabilir.” gibi bir ifade düşüldüğünde, 1 nolu kapıdan giremeyhen kullanıcılar için arka kapı ikinci bir alternatif olacak ve bu işleyişi bozacaktır.